| name | sop-packager |
|---|---|
| description | Use when the user wants to package a repetitive business process for AI automation, needs to create an SOP from scratch, or asks how to make AI understand their daily workflow |
| category | business-automation |
| risk | safe |
| source | custom |
| tags | ["sop", "automation", "business-process", "workflow", "packaging"] |
| version | 2.2.0 |
| author | Minh Đỗ |
| date_added | 2026-03-29 |
| updated | 2026-07-05 |
| allowed-tools | Read, Write, Edit, Glob, Grep |
SOP Packager - Đóng gói quy trình để tự động hóa bằng AI
Overview
Biến quy trình làm việc hằng ngày thành SOP đủ rõ để AI đọc, hiểu, và thực thi thay. Framework 3 giai đoạn, 8 bước, áp dụng cho mọi ngành.
When to Use
- User nói: "đóng gói quy trình", "tạo SOP", "tự động hóa quy trình", "muốn AI làm thay"
- User mô tả công việc lặp đi lặp lại muốn giao cho AI
- User hỏi: "làm sao để AI hiểu công việc của tôi?"
- User muốn cập nhật SOP đã đóng gói bằng skill này (thêm ngoại lệ mới, sửa bước) → xem "Update Flow" bên dưới
When NOT to Use
- Quy trình chỉ làm 1 lần duy nhất (one-time task)
- Công việc 100% sáng tạo (viết content, thiết kế)
- Quy trình thay đổi hàng ngày
- User chưa có quy trình nào cả - cần xây trước, đóng gói sau
Prerequisite
User phải có ít nhất 1 quy trình đang lặp đi lặp lại. Nếu chưa rõ, hỏi: "Công việc nào bạn làm mỗi ngày mà cảm thấy nhàm chán nhất?"
Storage & Registry (BẮT BUỘC)
- Storage root:
D:\1_MINH DO\2_Areas\SOP_Library\ - File SOP:
SOP_[ten-quy-trinh-kebab].md(version ghi trong file, không ghi trong tên) - Registry:
SOP_Library\_INDEX.md— sau khi tạo/cập nhật SOP, PHẢI thêm/sửa entry (tên, version, ngày, lịch review kế tiếp, trạng thái đèn). Không có entry trong _INDEX.md = SOP mồ côi, vòng phản hồi (Bước 8) sẽ chết.
Fast Path - Khi user đã có sẵn tài liệu
Nếu user cung cấp sẵn mô tả quy trình (đoạn văn, file, SOP cũ, ảnh chụp): KHÔNG hỏi lại từ đầu 25+ câu. Thay vào đó:
- Đọc tài liệu, tự điền trước tất cả các bước điền được (Bước 0-6).
- Trình bản nháp đã điền cho user xem.
- Chỉ hỏi những ô còn trống hoặc mơ hồ (gap-filling).
Workflow - 3 Phase, 8 Steps
Hiển thị progress bar trước mỗi phase. Chi tiết câu hỏi coaching xem references/coaching-guide.md.
PHASE 1: CHUẨN BỊ
| Bước | Tên | Nội dung chính |
|---|---|---|
| 0 | Đánh giá & Sàng lọc | Hỏi 6 câu → tính ROI (có chi phí duy trì, có nhánh "không đáng làm") → quyết định. Câu 6 kiểm tra quy trình có phụ thuộc quy định bên ngoài không → kích hoạt Module quy định |
| 1 | Nỗi đau & Mong muốn | Hỏi 3 câu: mất thời gian nhất? hay sai nhất? muốn AI làm gì? |
| 2 | Mapping I/O | Hỏi Input (4 câu) + Output (4 câu) → tổng hợp bảng Mapping |
PHASE 2: XÂY DỰNG
| Bước | Tên | Nội dung chính |
|---|---|---|
| 3 | Quy trình + WHY | Liệt kê từng bước ở mức thao tác cụ thể + giải thích WHY |
| 4 | Ngoại lệ | Gợi ý 6 loại → hỏi điều kiện + cách xử lý + AI/Người |
| 5 | Phân loại AI/Người | 3 câu/bước: Lặp lại? Cần phán đoán? Hậu quả? → ma trận phân loại |
| 6 | Tin cậy & Bảo mật | Kế hoạch phép thử 10 mẫu (chạy thật ở Bước 8) + 6 câu bảo mật + (nếu kích hoạt) Freshness Gate + Confidence Level cho rule phụ thuộc quy định |
PHASE 3: VẬN HÀNH
| Bước | Tên | Nội dung chính |
|---|---|---|
| 7 | Đóng gói + Nghiệm thu | Tổng hợp → tạo file SOP → Fresh-Eyes Test: AI đóng vai người mới → checklist 14 |
| 8 | Pilot & Vòng phản hồi | Deploy cho AI chạy thử → phép thử 10 mẫu THẬT → lịch review + log + 4 chỉ số |
Bước 7 - Fresh-Eyes Test (BẮT BUỘC trước checklist): Agent đóng vai nhân viên mới CHỈ ĐỌC file SOP (quên hết ngữ cảnh hội thoại), kể lại từng bước sẽ làm, liệt kê mọi điểm mơ hồ phải hỏi. Mỗi câu hỏi phát sinh = một lỗ hổng → sửa SOP rồi mới chấm checklist. Tiêu chí 14 ("người mới đọc là làm được") chỉ được đánh ✅ khi Fresh-Eyes Test không còn câu hỏi.
Sau 8 bước: Checklist 14 tiêu chí, >= 12/14 đạt → SOP sẵn sàng. Cập nhật _INDEX.md. Chi tiết xem references/coaching-guide.md.
Module SOP phụ thuộc quy định (tùy chọn)
Kích hoạt khi Bước 0 câu 6 = CÓ (quy trình dựa vào luật/thuế/tỷ giá/bảng giá bên ngoài có thể tự thay đổi). Bổ sung 3 pattern để SOP không "đúng lúc viết, sai lúc dùng":
| Pattern | Gắn vào | Tác dụng |
|---|---|---|
| Freshness Gate | Bước 6.3.1 | Mỗi rule phụ thuộc quy định có nguồn + ngày cập nhật + ngưỡng cảnh báo + hạn dùng. AI dừng tự áp dụng khi rule đã hết hạn |
| Confidence Level 🟢🟡🔴 | Bước 6.3.2 | Đo độ tin cậy của THÔNG TIN (khác phân loại AI/Người ở Bước 5 là đo ai THỰC HIỆN). 🔴 = AI không được tự áp dụng |
| Changelog có nguồn | Bước 8.3b | Log cải tiến thêm cột "Nguồn cập nhật"; thay đổi do quy định luôn tăng version; có entry "REVIEWED - không đổi" khi đến hạn kiểm mà không có gì mới |
Thêm 3 tiêu chí checklist (15-17) khi module kích hoạt. Chi tiết đầy đủ: references/coaching-guide.md (mục 6.3, 8.3b, checklist bổ sung).
Update Flow - Cập nhật SOP đã có
Khi user muốn sửa SOP đã đóng gói (ngoại lệ mới, đổi bước, đổi ngưỡng):
- Đọc file SOP hiện có trong
SOP_Library\(tra_INDEX.mdnếu user không nhớ tên). - Áp quy tắc versioning: sửa ngoại lệ/ngưỡng → tăng minor (1.1→1.2); thêm/xóa/đổi bước → tăng major (1.x→2.0); sửa typo → không tăng.
- Ghi vào bảng "Log cải tiến" trong file SOP + cập nhật version và ngày review kế tiếp trong
_INDEX.md. - Nếu thay đổi lớn (major): chạy lại Fresh-Eyes Test + nhắc user làm lại phép thử 10 mẫu.
Before / After
BEFORE: "Tôi nhận email đơn hàng, copy paste vào Excel, rồi báo sếp"
→ Không rõ input format, không có ngoại lệ, AI không biết làm gì
AFTER: SOP với Mapping I/O, 4 bước chi tiết + WHY, 2 ngoại lệ có rule,
phân loại AI tự động bước 1-4, phép thử 10/10 xanh
→ AI đọc và thực thi ngay
Example Output
Xem SOP mẫu HOÀN CHỈNH tại references/example-sop-email-don-hang.md — dùng làm chuẩn format khi tổng hợp Bước 7. Snippet:
# SOP: Chuyển tiếp email đơn hàng
**Version:** 1.0 | **ROI:** Hoàn vốn sau 0.5 tháng
## Quy trình
| Bước | WHAT | WHY |
|------|------|-----|
| 1 | Mở Gmail > filter "Đơn hàng mới" chưa đọc | Chỉ lấy đơn chưa xử lý |
| 2 | Copy: tên KH, SĐT, sản phẩm, số lượng | 4 trường bắt buộc |
...
Phân loại: Bước 1-4 AI tự động | Phép thử: 10/10 🟢
Output Format
Tạo file SOP_Library\SOP_[ten-quy-trinh].md chứa: Header (kèm ngày review kế tiếp) → ROI → Nỗi đau → Mapping I/O → Quy trình+WHY → Ngoại lệ → Phân loại → Tin cậy+Bảo mật → Kế hoạch Pilot → Lịch review + Log cải tiến → Checklist. Sau đó cập nhật SOP_Library\_INDEX.md.
Bundled Resources
references/
coaching-guide.md- Chi tiết câu hỏi coaching, ma trận phân loại, Fresh-Eyes Test, checklist 14 tiêu chísop_packaging_framework_v2.md- Framework gốc đầy đủ với ví dụ Kế toán + Nhân sựsop-template.md- Template trống để user điền trực tiếpexample-sop-email-don-hang.md- SOP mẫu hoàn chỉnh làm chuẩn format
References
- Framework gốc:
references/sop_packaging_framework_v2.md - Web version: https://sop-framework.vercel.app
- Author: Minh Đỗ - facebook.com/dotanminh
Changelog
- 2.2.0 (2026-07-05): Thêm Module SOP phụ thuộc quy định (tùy chọn, kích hoạt qua câu 6 ở Bước 0): Freshness Gate với ngưỡng cảnh báo/hạn dùng cho rule dựa quy định ngoài; Confidence Level 🟢🟡🔴 cho độ tin cậy thông tin; Log cải tiến thêm cột "Nguồn cập nhật" + entry "REVIEWED - không đổi"; +3 tiêu chí checklist (15-17). Lấy cảm hứng từ pattern đã kiểm chứng ở skill tra cứu pháp lý
thu-tuc-xnk-vietnam. - 2.1.0 (2026-07-04): Sửa allowed-tools (thêm Write/Edit — trước đó skill không thể tạo file); quy ước Storage + Registry
SOP_Library\_INDEX.md; ROI thêm chi phí duy trì + nhánh "không đáng làm"; Bước 5 đồng bộ 3 câu hỏi với ma trận; khôi phục 6 câu bảo mật; Bước 7 thêm Fresh-Eyes Test; Bước 8 thêm Pilot & Deploy (phép thử 10 mẫu chạy tại pilot); thêm Update Flow + versioning; thêm Fast Path gap-filling; thêm SOP mẫu hoàn chỉnh. - 2.0.0 (2026-03-29): Framework v2 - 8 bước, 3 phase.
